Pentru acest eveniment, USL s-a pregătit îndelung, amenajând o scenă de circa doi metri înălţime, care a fost acoperită integral de o copertină de culoare albă şi pe care au fost inscripţionate sigla USL şi sloganul „2012 Anul Victoriei”, scris atât cu roşu, cât şi cu albastru.
Lucrările de placare, montare a scenei, aşezare a gardurilor şi a meselor au fost coordonate direct de social-democratul Liviu Dragnea şi de liberalul Relu Fenechiu.
Tot de coordonare s-a ocupat şi Bogdan Teodorescu, specialistul în comunicare al USL, acesta stabilind modul de organizare a scenei, astfel încât să existe dinamică pe scenă.
Accesul pe stadion s-a făcut în baza insignelor cu „Organizator VIP”, „Organizator”, „Presă”, „Invitat”, „Prim Ajutor”.
Accesul participanţilor în incinta stadionului a fost permis începând cu ora 15.00. Câteva sute de persoane, care aşteptau la principalele intrări în stadion, au descins, sub atenta supraveghere a angajaţilor BGS, pentru a-şi căuta locul, rândul şi zona de tribună înscrise pe biletul primit de la organizatori.