Odată cu acordul bilateral intră în vigoare și aranjamentul administrativ care stabilește concret modul în care instituțiile din cele două țări vor colabora.
Acordul de securitate socială România-SUA, semnat la București la 23 martie 2023 și ratificat de România în ianuarie 2024, reglementează inclusiv pensiile și ajutoarele de deces din sistemul public românesc, precum și programul federal american pentru bătrânețe, urmaș și dizabilitate.
Una dintre prevederile esențiale permite luarea în considerare a perioadelor de asigurare realizate în celălalt stat atunci când o persoană nu îndeplinește condițiile pentru acordarea unei prestații numai pe baza perioadelor acumulate într-o singură țară.
În cazul SUA, persoana trebuie să fi realizat cel puțin șase trimestre de asigurare conform legislației americane pentru activarea mecanismului prevăzut de acord. România poate, la rândul său, lua în considerare perioadele certificate de autoritățile americane, dacă acestea nu se suprapun cu cele deja recunoscute în sistemul românesc.
Fiecare stat își calculează însă prestația potrivit propriilor reguli și perioadelor de asigurare realizate în sistemul său.
Aranjamentul administrativ stabilește și circuitul efectiv al dosarelor. Casa Națională de Pensii Publice este desemnată organism de legătură pentru România, iar în SUA acest rol revine Administrației de Securitate Socială. Casele teritoriale de pensii sunt instituțiile competente pentru acordarea prestațiilor în România.
Cererile vor fi depuse pe formulare convenite de cele două părți. Dacă instituția dintr-o țară primește o solicitare care privește o prestație acordată de cealaltă, documentele vor fi transmise fără întârziere organismului de legătură competent. Instituțiile vor putea transmite între ele inclusiv dovezile privind perioadele de asigurare.
Prestațiile vor fi plătite direct beneficiarilor, indiferent dacă aceștia locuiesc în România sau în SUA, în conformitate cu regulile statului care efectuează plata.
Noile reguli sunt importante și pentru salariați și lucrătorii independenți. În anumite situații, persoanele trimise temporar să lucreze în celălalt stat, pentru o perioadă care nu depășește cinci ani, pot rămâne supuse exclusiv sistemului de securitate socială din țara de origine.
Aranjamentul prevede emiterea unui certificat care dovedește legislația aplicabilă și exceptarea persoanei de la asigurarea obligatorie în celălalt stat. Documentul trebuie păstrat pe durata activității pentru a putea fi prezentat autorităților, dacă este necesar.
Aranjamentul administrativ intră în vigoare simultan cu acordul și rămâne aplicabil pe întreaga durată de valabilitate a acestuia.