Curtea de Conturi a descoperit nereguli serioase la încă o instituţie: „Denaturări semnificative ale situaţiilor financiare”

Reprezentanţii Curţii de Conturi au formulat o opinie contrară asupra situaţiilor financiare întocmite şi raportate de ICR la data de 31.12.2018 a fost formulată o opinie contrară şi pentru faptul că măsurile din deciziile anterioare ale Curţii de Conturi nu au fost implementate.

Opinia contrara sau nefavorabilă este exprimată atunci cand auditorul constată că situaţiile finaciare analizate sunt incomplete şi/sau nesincere, când situaţiile financiare sunt eronate în mod semnificativ sau nu respectă principiile contabile general acceptate.

Abaterile, erorile şi deficienţele identificate pe parcursul misiunii de audit sunt legate de activităţile de organizare şi conducere a evidenţelor contabile, implementarea sistemului propriu de control intern managerial, acordarea unor drepturi salariale, decontarea cheltuielilor cu deplasările, modul de derulare a achiziţiilor publice, precum şi procesul de inventariere a elementelor patrimoniale ale ICR pentru anul 2018.

Auditul a arătat că Institutul nu a înregistrat în evidenţele contabile şi nu a raportat în situaţiile financiare încheiate la 31.12.2018 drepturi de natură salarială izvorâte din hotărâri judecătoreşti definitive, devenite executorii în anul 2018, în sumă estimată de 385 mii lei, sumă neactualizată cu rata inflaţiei şi cu dobânda legală aferentă.

Documentele arată că la ICR au fost efectuate cheltuieli din creditele bugetare fără respectarea clasificaţiei bugetare, prin suportarea de la articolul/alineatul bugetar de bunuri şi servicii „Deplasări interne, detaşări, transferări” a drepturilor de delegare, care ar fi trebuit suportate de la articolul/alineatul bugetar de personal „Drepturi de delegare”. Nu au fost respectate prevederile legale privind evidenţa imobilizărilor necorporale prin înregistrarea globală în evidenţa contabilă a doar două licenţe, deşi într-un caz au fost achiziţionate 19 licenţe Office, iar în
celălalt caz, 230 de licenţe Gov Band Essential.

Raportul menţionează şi faptul că în anul 2018, la nivelul ICR nu a fost implementat în totalitate sistemul propriu de control intern managerial, potrivit prevederilor OSGG nr. 400/2015 până la abrogare şi a OSGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice. Nu au fost identificate funcţiile sensibile, nu a fost aprobat Centralizatorul riscurilor, iar procedurile operaţionale nu au fost actualizate şi completate conform modificărilor organizatorice şi legislative intervenite. Nu au fost implementate standardele de control intern managerial.

Au mai fost identificate disfuncţionalităţi în activitatea de registratură electronică, prin autorizarea oricărui salariat de a introduce numere de intrare/ieşire a corespondenţei, fără înregistrarea cronologică a acesteia fiind permisă chiar şi antedatarea documentelor.

La nivelul Institutului au fost identificate neconcordanţe între obligaţiile bugetare înregistrate în evidenţa contabilă şi cele din evidenţa fiscală, reflectate în Fişa sintetică totală. În consecinţă, s-a constatat că entitatea a efectuat plăţi pentru care nu a depus sau a depus incorect declaraţiile privind obligaţiile de plată aferente.

Personalul de specialitate juridică din ICR şi, ulterior, societatea civilă de avocatură contractată nu au perseverat în argumentele şi solicitările adresate instanţei pentru susţinerea intereselor legale, juridice şi financiare ale institutului şi, implicit, ale statului în litigiile privind solicitarea unor drepturi salariale, începând cu luna iunie 2017, în care Institutul a avut calitatea de pârât.

Mai mult, în luna decembrie 2017, reprezentanţii ICR au aprobat calculul şi plata către salariaţii ICR a corecţiilor salariale. În vederea susţinerii şi apărării intereselor legale ale Institutului, prin întâmpinările depuse în dosarele pe rol nu s-a insistat pentru solicitarea unei expertize de specialitate privind modul de stabilire a drepturilor salariale şi nici nu au fost prezentate instanţei de judecată constatările şi concluziile auditorilor publici externi ai Curţii de Conturi prezentate în anul 2018 în Procesul-verbal de constatare şi în Decizia referitoare la modul nelegal de stabilire a corecţiilor salariale de către Institut. În plus, Institutul a încheiat un contract de servicii juridice de asistenţă şi reprezentare în faţa instanţelor judecătoreşti cu o societate civilă de avocaţi, în condiţiile în care entitatea avea organizat un compartiment juridic şi nici nu a justificat temeinic necesitatea serviciilor juridice achiziţionate.

Problema deconturilor fără informaţii minimale

Ca urmare a funcţionării necorespunzătoare a controlului intern/managerial, dar şi ca urmare a faptului că nu a fost elaborată şi aprobată o procedură operaţională privind cheltuielile de deplasare efectuate de salariaţii ICR s-au constatat deficienţe cauzate de nerespectarea principiilor economicităţii, eficienţei şi eficacităţii.

Deconturile de cheltuieli întocmite nu au prezentat informaţiile minimale necesare pentru calculul drepturilor cuvenite (ora plecării/sosirii) şi pentru calculul diurnei şi cazării, iar în unele situaţii nu a prezentat vreo confirmare şi/sau documente justificative anexate care să certifice deplasarea în străinătate (boarding pass/factură de cazare/bonuri din ţara unde s-a făcut deplasarea, copii de paşaport etc.), existând astfel posibilitatea ca deplasarea să nu fi fost realizată şi să se încaseze nejustificat indemnizaţia de delegare.

Au fost şi situaţii în care nu s-a putut justifica temeinicia deplasărilor prin raportare la sarcinile de serviciu înscrise în fişele de post, în care bugetul ICR a fost prejudiciat ca urmare a plăţii unor cheltuieli de deplasare în străinătate efectuate în mod nejustificat sau necuvenit, dar şi în care decontarea s-a făcut pentru cazarea într-o structură hotelieră de confort superior (cameră în regim de 4 stele şi nu una de 3 stele). Institutul nu a calculat penalităţi de întârziere asupra avansurilor de deplasare care nu au fost justificate sau restituite în termenul legal, conform dispoziţiilor legale aplicabile.

Institutul nu a respectat obligaţia de a ţine o evidenţă a tuturor achiziţiilor directe de produse, servicii şi lucrări ca anexă la Programul anual al achiziţiilor publice realizate pe bază de facturi, comenzi etc. Entitatea avea obligaţia ca trimestrial să transmită în Sistemul Electronic al Achiziţiilor Publice o notificare cu privire la achiziţiile directe, grupate pe necesitate, care să cuprindă cel puţin obiectul, cantitatea achiziţionată, valoarea şi codul CPV. Au fost efectuate cheltuieli pentru servicii de consultanţă în achiziţii publice, fără respectarea principiilor bunei gestiuni financiare, utilizând neeconomicos fondurile publice prin apelarea la servicii de consultanţă în achiziţii publice sub formă de contract tip abonament, în locul specializării personalului propriu.

Acţiunea de inventariere a elementelor patrimoniale ale ICR pentru anul 2018 s-a realizat într-o manieră formală, fără a fi respectate prevederile legale incidente. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii nu a fost înregistrat la registratura entităţii şi nu a prezentat informaţii privind bunurile propuse la casare. Au fost identificate liste de inventariere numai pentru active fixe (corporale şi necorporale) şi obiecte de inventar, dar fără a fi întocmite distinct, pe locuri de folosinţă, confirmările de solduri de la furnizori şi clienţi fiind transmise
de reprezentanţii ICR după finalizarea acţiunii de inventariere. Listele de inventariere nu au fost semnate pe fiecare filă, ci doar pe ultima.

Ocuparea posturilor vacante din structura ICR prin detaşarea unor persoane din sectorul privat s-a realizat fără respectarea condiţiilor impuse de legislaţia în domeniu, respectiv fără îndeplinirea condiţiilor de vechime în muncă şi specialitate specifice posturilor vacante, conducând la efectuarea de plăţi necuvenite în sumă de 36 mii lei. Suma a fost calculată ca diferenţă între salariile plătite ca urmare a detaşării pe funcţia de expert 1A şi salariile ce se cuveneau funcţiei şi gradului de debutant, conform prevederilor legale. Entitatea a menţinut nejustificat în contul „Decontări din operaţii în curs de clarificare” suma de 290 mii lei, reprezentând penalităţi şi cheltuieli de executare silită stabilite prin sentinţă judecătorească, constatându-se că informaţiile cuprinse în situaţiile financiare au fost denaturate.

Recomandările controlului

Inspectorii au recomandat calculul, actualizarea şi înregistrarea în evidenţa contabilă a sumelor datorate, reprezentând drepturi de natură salarială, stabilite prin hotărâri judecătoreşti în favoarea angajaţilor, devenite executorii; respectarea clasificaţiei economice bugetare şi a utilizării creditelor bugetare strict în scopurile pentru care au fost aprobate; înregistrarea imobilizărilor în contabilitate pe categorii şi pe fiecare obiect de evidenţă; implementarea în totalitate a sistemului propriu de control intern managerial prin identificarea funcţiilor sensibile şi a riscurilor în cadrul entităţii şi actualizarea Registrului-riscurilor, elaborarea, actualizarea, aprobarea şi diseminarea procedurilor de lucru specifice fiecărei direcţii/fiecărui compartiment din cadrul instituţiei. Totodată, se va realiza securizarea sistemului privind Registrul electronic de alocare a numerelor de intrare/ieşire a corespondenţei, astfel încât documentele să fie înregistrate în ordine cronologică, fără a
se permite antedatarea documentelor; efectuarea de punctaje privind informaţiile cuprinse în evidenţa creanţelor fiscale din Fişa plătitorului şi evidenţa contabilă, corectarea acestora, precum şi achitarea eventualelor datorii (debite, dobânzi/penalităţi de întârziere) către bugetul de stat; utilizarea tuturor căilor de atac împotriva hotărârilor civile pronunţate de instanţele judecătoreşti în dosarele privind litigiile de muncă deschise de salariaţii ICR, revizuirea atribuţiilor consilierilor juridici angajaţi ai ICR înscrise în fişele de post, precum şi fundamentarea temeinică a cazurilor în care vor fi solicitate servicii juridice externalizate; implicarea, după o analiză riguroasă, a comitetului director în aprobarea deplasărilor în străinătate; recuperarea sumelor acordate necuvenit (diurnă, detaşare, cheltuieli de protocol, bilete de avion, cazare etc.), inclusiv calcularea de dobânzi şi penalităţi; realizarea unei evidenţe a tuturor achiziţiilor publice directe şi raportarea la termen, în SEAP, conform cerinţelor legale, concomitent cu specializarea personalului propriu în domeniul achiziţiilor publice, iar apelarea la serviciile consultanţilor externi să se realizeze numai în cazuri punctuale, de strictă necesitate; organizarea şi desfăşurarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii în conformitate cu prevederile legale; analizarea sumelor reflectate în componenţa soldului contului „Decontări din operaţii în curs de clarificare”, în cont menţinându-se doar sumele care îndeplinesc condiţiile legale pentru a fi evidenţiate astfel, în baza documentelor justificative, arată documentul dat publicităţii de Curtea de Conturi.