Digitalizare în administrația locală. Primăria Beclean, prima care introduce „Romanian AI”

Pe site-ul oficial al primăriei, acesta apare în partea din dreapta, jos, ca un simbol albastru, în formă de mesaj, care atunci când este accesat, trimite direct spre „Helpdesk”, unde pot fi adresate anumite curiozități.

Acesta este un sistem conceput ca un asistent digital permanent pentru activitatea instituției. Soluția este prezentată ca un „coleg virtual” care are acces la documente, legi și proceduri și poate oferi răspunsuri rapide, în orice moment al zilei.

„Romanian AI este un asistent digital pentru primăria dvs. – ca un coleg foarte bine informat care a citit fiecare document, lege și procedură din clădirea dvs., este disponibil 24 de ore pe zi, nu obosește niciodată și găsește întotdeauna răspunsul în câteva secunde.”, este menționat în documentul oficial.

Sistemul este împărțit în trei componente diferite, iar fiecare dintre acestea are un rol bine definit în funcționarea administrației. Proiectul include, de fapt, un asistent public pentru cetățeni, un helpdesk intern pentru angajați și un modul dedicat identificării oportunităților de finanțare.

Asistent pentru cetățeni disponibil permanent

Partea publică a sistemului funcționează ca un chatbot integrat pe site-ul instituției, care răspunde la întrebările cetățenilor în mod continuu, indiferent de nevoile pe care aceștia le au. El poate fi găsit în partea din dreapta jos pe pagină.

El oferă informații despre documente necesare pentru autorizații, programul de lucru al instituției, înmatricularea vehiculelor sau plata amenzilor, iar un lucru important de menționat este că acoperă o gamă largă de solicitări administrative.

„Răspunde non-stop la întrebări frecvente: ce documente sunt necesare pentru o autorizație de construcție, care este programul de lucru al registraturii, cum se înmatriculează un vehicul, unde să plătește o amendă și sute de alte întrebări de rutină. Funcționează în peste 85 de limbi, deservind astfel și locuitorii și turiștii care nu vorbesc fluent limba română. Atunci când nu poate răspunde la o întrebare, îndrumă cetățeanul către departamentul corespunzător. Nu face niciodată presupuneri.”, este precizat în document.

„Vocea Cetățeanului” și feedback-ul comunității

O altă componentă care face ca acest proiect să iasă în evidență este „Vocea Cetățeanului”, un instrument care transformă, într-un mod automat, sesizările și sugestiile primite prin chatbot în date structurate pentru conducerea administrației locale. 

În realitate, scopul este să fie identificate în mod rapid problemele recurente și nevoile pe care comunitatea le are, fără a implica personal suplimentar și fără colectarea datelor personale.

„Vocea Cetățeanului transformă automat observațiile, sugestiile și reclamațiile exprimate în Chatbot-ul Public în feedback anonim și structurat pentru Primar și conducerea administrației. Sistemul identifică probleme recurente, prioritățile reale ale comunității și tendințele sociale în timp real – fără personal suplimentar și fără colectare de date personale.”

Rezultatul declarat este o administrație mai conectată la cetățeni, care este capabilă să reacționeze mai rapid la problemele care apar în mod obișnuit.

Sprijin pentru angajații primăriei

Un alt detaliu care merită menționat este că, pentru personalul instituției, Romanian AI funcționează ca un instrument de lucru care simplifică accesul la informații și redactarea documentelor. 

În loc de căutări îndelungate prin arhive și dosare, angajatul poate să tasteze „o întrebare într-o română clară și primește în câteva secunde un răspuns”.

„Acționează ca un instrument inteligent de căutare și redactare pentru angajați. În loc să piardă 30 de minute căutând prin dosare formularul potrivit sau baza legală, un angajat tastează o întrebare într-o română clară și primește în câteva secunde un răspuns structurat, împreună cu documentele relevante.”

Sistemul este conceput și pentru a sprijini angajații noi, având în vedere că poate accelera procesul de adaptare și reduce timpul necesar pentru a deveni productivi.

Identificarea finanțărilor disponibile

Un alt modul important pe care Romanian AI îl are este cel dedicat oportunităților de finanțare. 

Acesta are capacitatea de a analiza mereu programe disponibile la nivel european, național și local, dar le și poate corela cu nevoile primăriei, astfel încât instituția să nu rateze surse de finanțare care ar avea un potențial major.

„Scanează permanent programele de finanțare disponibile – de la UE, bugetul național al României și din surse de la nivel județean – și le corelează cu situația și proiectele primăriei dvs. În loc să se bazeze pe angajați care urmăresc manual zeci de apeluri pentru finanțare, asistentul le prezintă pe cele relevante împreună cu cerințele cheie, termenele limită și condițiile acestora.”

De unde provine Romanian AI

Romanian AI este un mecanism care a fost dezvoltat de o companie din Viena, KI-Quadrat Systemhaus GmbH, și este prezentat ca fiind certificat internațional în domeniul securității și guvernanței inteligenței artificiale.

Toate aceste aspecte ar reprezenta, de fapt, un cadru de încredere pentru utilizarea sa în sectorul public.

„Romanian AI este dezvoltată de KI-Quadrat Systemhaus GmbH din Viena, Austria, prima companie din Austria certificată conform ISO/IEC 42001, standardul internațional pentru guvernanța responsabilă a AI și ISO/IEC 27001, standardul de aur pentru securitatea informațiilor. Acestea nu sunt declarații pe propria răspundere, sunt certificări independente, recunoscute internațional, care trebuie reînnoite și auditate regulat. Primăria poate prezenta aceste certificări oricărei autorități de supraveghere sau auditor.”

Totodată, implementarea sistemului este justificată prin cadrul legal, care susține „explicit utilizarea AI ca instrument de asistență în administrația publică”.

„Cadrul legal, atât cel românesc cât și cel european susțin explicit utilizarea AI ca instrument de asistență în administrația publică. Romanian AI îndeplinește ambele condiții. Nu intrați pe o zonă gri din punct de vedere juridic, ci implementați o soluție concepută special pentru utilizarea reglementată în sectorul public.”